以提供數位教學解決方案著稱的台灣知識庫（Taiwan Knowledge Bank；TKB）是國內少數提供數位化知識商品的集團，集團本身的資訊化程度不容小覷，但面對企業 e 化的趨勢，財務長方元宏不諱言地說：「ERP 在企業內部各項資訊中，扮演著最重要的資訊整合者，資通電腦的 ArgoERP 企業資源規劃系統（以下簡稱 ArgoERP）更是 TKB 管理階層每月月會制定未來營運目標的重要依據。」
提及 TKB 集團內部資訊化的契機，方元宏回憶起十年前，董事長邱昌其看到營業額超過 TKB 當時營業額數百倍的台塑集團，結帳只需要半天就能完成，但 TKB 卻需要花廿天才能完成，更堅定了資訊系統化勢在必行的決心。而這個快速結帳的理想，終於在導入 ArgoERP 後順利實現了，更能將每月的內部檢討會議從月中提前到每月月初，並提供最新、最正確、最即時的數據，讓管理者做出最完善的營運決策，提升整體營運效率，但 e 化過程並非一蹴可幾，成功端賴 IT 部門及財會部門不斷協商及資通導入顧問的共同努力。
圖一：台灣知識庫財務長方元宏（右二）與財務部門同仁合影，分享藉由資訊系統對企業營運帶來的效益
工作流程精簡化打造生產力4.0智慧流程
成立於 2000 年的台灣知識庫TKB。在全球邁向數位化之際，堅持以「傳動知識、創造價值」為核心理念，提供消費者完善的 e-Learning 解決方案。七年前尚未導入 ERP 系統時，台灣知識庫的結帳作業大部分還是依賴人工建檔，不僅流程繁瑣也費時，如果再遇上例假日拖延到財務報表產出時間，往往要到月中才能開內部檢討會議，更是讓管理者無法即時做出營運決策。導入 ArgoERP 後，可當天結算出報表資訊，隔天就能進行主管會議，就算休假也不耽誤結帳時間，大大提升整體營運效率，以資訊自動化方式完成生產力 4.0 的精髓。
系統合適性與彈性更能符合企業升級需求
因應企業組織規模擴大升級，TKB 在遴選 ERP 廠商時，即在另一家國際 ERP 大廠與資通電腦的 ArgoERP 間難以抉擇，而後考慮到資通 ArgoERP 的系統合適性與架構彈性，並擁有相關補教業的成功輔導經驗與優秀顧問服務，讓台灣知識庫最後選擇資通電腦做為導入 ERP 的系統廠商，協助台灣知識庫在組織升級過程中無後顧之憂。
系統導入過程中，不免遇上同仁無法接受作業流程的改變而產生排斥抗拒的心態，針對這點，方元宏大方地分享說服團隊成員共同面對改變的訣竅，TKB 高階主管在 ArgoERP 顧問的協助下，從系統功能的詳細解說操作著手，讓工作夥伴都能了解導入新系統可以有效提升大家的效率，並能有效降低作業工時的好處，此外，更鼓勵年輕員工參與系統表單的設計提案，藉由提升參與度與成就感，增加同仁對流程改善的接受度與信任。
圖二：ArgoERP 在台灣知識庫整體營運中扮演重要的串接角色，協助總部監控金流與產製各項管理報表（製圖：資通電腦）。
即時透明資訊串接有效提升業績品質
「當企業組織面臨升級時，導入資訊系統遇到的最大挑戰，就是如何讓不同前後端系統的資訊順利串接，達成即時資訊透明分享。」負責協助導入 ArgoERP 的徐唯洋顧問以多年的企業輔導經驗說道。，台灣知識庫從原先的 20 家學習中心據點，拓展到現在全台 50 多家學習中心門市。雖然業務量倍增，但藉由資訊系統化的改善工作流程，不僅不需要另外增聘財會人員，反而能在 10 人編制的財會團隊運作下，更有效率地完成每月結帳作業。
透過 ArgoERP 與各門市據點的前端系統介接，總公司財會人員在每天上午 10 點前就可獲取各門市前一天的收支報表資訊，並於當天完成請款與結帳，精簡以往各門市分店將財務報表寄送到總公司的作業流程，也大幅減少人力建檔的重工時間。另外，過往每月業務報表產出時間至少需 15 天，效率不彰且資訊內容混亂，容易造成員工閃避績效問題。現在系統資訊透明化之後，當日就可彙整報表，提供管理者最即時的決策資料。
以往負責出納業務的同仁須跑銀行進行匯款、填寫匯款單、存款單等作業。不同匯款資料需要個別填寫。自從導入 ArgoERP 的網路銀行轉入資料功能後，就算同時有好幾筆匯款資料，只要將 ArgoERP 系統內的資料匯出成 Excel 格式，再匯入各家網路銀行，就可以輕鬆完成付款作業。
圖三：台灣知識庫導入 ArgoERP 前後的出納作業對照（製圖：資通電腦）。
新世代員工觀念與 ArgoERP 完美結合打造台灣知識庫新願景
台灣知識庫在導入 ArgoERP 資訊系統後，除加速內部作業流程，也一如預期降低加班工時。因應現今年輕員工希望能在工作與生活之間取得平衡。不僅降低長時間的重複性行政作業，也能維持同仁在工作上的熱情與戰鬥力，資通電腦 ArgoERP 協助台灣知識庫平均節省 80% 的人工作業時間。
另一方面，依據英國泰晤士報高等教育分析報告指出，一個工作是否被電腦和機器人取代，取決於它能否被自動化；被自動化的程度越高，被取代的風險越高。而會計和金融專業工作因重複性高，特別容易受到機器的衝擊，研究結果認為未來十至十五年內，至少有 95% 的人員可能因自動化而被機器取代，同樣以財會背景出身的方元宏也期許 TKB 的財會人員能將基礎、重複性高的工作交給 ArgoERP 處理，轉而成為難以取代的財會知識性工作者。
方元宏指出，未來台灣知識庫希望客製化 ArgoERP，達到即時結帳的作業流程。將人工作業比例降到最低、提升財會人員在財務報表分析上的價值，並產生建議回饋給第一線門市人員、創造更高的服務品質，邁向生產力 4.0 財務智慧新境界。
圖四：台灣知識庫集團產業佈局。（照片來源：台灣知識庫）
資通 ArgoERP 簡介
資通電腦是目前國內唯一的 ERP 軟體股票上市櫃公司。產品模組有可彈性應用的底層架構及內建的標準功能。針對不同的產業特性（如傳產、營建、化工、製造、服務業…）彈性調整。以最符合 經濟成本改善企業流程，提昇整體資源運用效益。適用多公司、多廠、多幣別及多利潤中心、多專案管理，足以迎合國際競爭環境下所需求的企業資源規劃系統。
資通電腦為因應 2013 年國內上市櫃公司需全面轉換 IFRS 會計制度推出 IFRS 解決方案，為國內第一家經政府輔導通過的 ERP 軟體廠商，並有多家 IFRS 成功案例。且提供彈性方案：整套系統替換、介接異質總帳系統或導入報表工具。可節省人力成本及加快作業速度、減少未來報表調整幅度與錯誤，協助企業在導入 IFRS 對應資訊方案的同時，不但能降低對營運面的衝擊，更能提升企業競爭力，搶得先機。資通近期更獲經濟部工業局 IFRS 項目登錄證書，為符合 11 項專業服務之機構。
更多 ArgoERP 介紹：http://argoerp.ares.com.tw/
資通電腦簡介
資通電腦為國內第一家軟體股票上市櫃公司，在資訊與系統整合領域累積超過 35 年的實務經驗。資通對政府、金融和工商企業的資訊化建設有卓越的貢獻，堅持服務品質，是符合經濟部工業局 IT-3 類專業服務機構。
資通粉絲團：http://on.fb.me/1GY7A26
資通電子報：http://bit.ly/1HRtWT7
新聞連絡人：張珮珊 [email protected] 電話：02-25221351 ext. 383
（ARES、資通、資通電腦、ArgoERP 為資通公司之註冊商標。其他名稱及註冊商標分別為各相關公司所有。）
留言評論
分享
留言評論