社團開會實用秘笈大公開

缺乏效率？資訊不流通？大家都會碰到的問題一次解決！

文／陳蔚承

社團是校園生活的一大重心，社團不僅是玩樂、舒壓的地方，它更是企業組織的縮影，可以讓你認識未來社會組織的運作方式。組織要運作就是要有效率，不可避免地「開會」成為最常用的方法。但是開會如何開得有效率、開會結果如何讓每個社員都知曉，都是必備的技巧和知識。本文以兩個社團合作活動的會議來揭露可能會碰到的問題。

【開會時間過長】

筆者在詢問過許多高校生後發現，「開會效率欠佳」似乎是普遍的問題。該如何解決這樣的問題呢？

首先，負責會議（或是提出開會邀請）的一方要有充足的準備。會議負責人不僅要訂出會議時間，還要決定會議目的和預計完成的事項，而不是只攏統地說「我們來開會吧」，這樣沒有中心主旨的會議只會變成另一場聯誼。

第二，只找有決策權或是相關的人士參加。會議忌諱一群人進行，最常發生的就是來了一堆人卻不知道來幹嘛，或是討論項目與某人無關卻出席的情形，這樣不僅浪費人力資源，也會因為人多嘴雜，每個人都有意見，討論起來事倍功半，因此專家建議，一個會議最好不要超過10個人參與。

有同學分享了一次開會經驗。他們和另外一間學校社團開會，雙方各自來了十幾個人，但真正有權力討論和決策的只有三、四個人，其他的人都在百無聊賴地聊天、滑手機和吃東西，導致整個會議很亂，而參與的會議的雙方最後做了什麼決策只有他們知道，在場的其他人都不知道。既然如此，那邀請其他人來幹嘛呢？

【準備好再來開會】

「我們開會的時間都很長，而且都沒辦法得到決議，有些人到了現場才開始了解我們要討論什麼，我們又要花時間跟他解釋。」某一個社團的公關說。

開會討論事情似乎是理所當然，但「討論」的應該是決策，而不是「現在我們要討論什麼事情」。會議不是大家腦力激盪的或是了解情形地方，因為這樣只會拖延會議時間而無法有最後的決議，這樣開會形同虛設。

要開得有效率，最重要的就是與會人員都要準備好。會議負責人在會議前應該將資料、討論事項、與會者負責的工作、可能有什麼共識的等事項寄給前來開會的人，並針對這些事項進行決議和意見表達；如果是與會但不用報告的人，也應該事前閱讀好資料並準備好提問，而不是當下才開始思考。增加會議效率最簡單的方法，就是每個人都做足準備。

【時間的管控】

大家都有經驗，會議開久了就會昏昏欲睡，因此速戰速決才是上策。除了上面提到的，另外要做的就是準時。學生大多是利用放學後或是假日時段開會，這兩個時段對學生來說都是休息和讀書最好的時候，占用太多時間拿來開會實在可惜。 許多學生說，放學開會每次都會開到很晚，除了沒效率，另一個原因就是太晚才開始，加上學生可能會選在餐廳討論，來的人點餐、吃飯再聊個天，晚上就過去了，什麼都沒談到。

因此，應該明訂開會時間，必要時要制訂懲罰機制或是遲到超過十分鐘不得入席等規定。第二，負責人要制訂議程並寄給與會人，開會時照著議程走，如果某一議題討論時間即將超時，那麼負責人（主席）就應該親自決策或是盡快進入表決階段。第三，規定每個人的發言時間，如果有人發言超時，負責人可以善意提醒。

【決議如何傳達】

「有一次開完會，我們決定了一些要執行的項目，到了驗收那天，另一個社團中沒有參與會議的人說『有這項喔？我不知道耶，開會的人沒跟我說』。」某一個社團的社長很無奈地說。

會議是社團代表參與，不是全部社員，因此將決議帶回社團很重要。開完會後，社團代表應該把會議結果、會中雙方提出的問題向社內沒有與會的成員說明，這會花一些時間，但這是最重要的，因為資訊不流通，最後的結果就是那位社長提到的，沒與會的人一問三不知。

會議記錄是很好用的東西。每場會議都應該要有人專職紀錄，這份紀錄不僅僅是會議內容和負責的工作、一份簡要的大綱可以給沒有參與會議的人看，更是一層保障和依據，因為白紙黑字寫明了雙方該履行的責任，如果發生糾紛或是認知不同，會議記錄就是一個依據。負責會議記錄的人是會議中最忙的人，要一邊聽會議內容，一邊要整理歸納；會議記錄最好是會議結束的當天編寫好，並給雙方代表看過。

最後要提醒的是，會議中沒有所謂的「平等」。許多學生開會時都會覺得大家都是朋友，所以大家的意見都應該採納，但這是錯誤的，因為開會中一定會有主導人和主席，並由主席做最後的決議，主席會以個人的經驗和取得的資訊來做最後決定，無關對錯但必須負責，所以一旦有了決議大家就應該認真執行。

開會不是那麼簡單的事情，要做到有效率、有效果、有效益，會前、會中的準備和注意事項不可少，以下歸納4個祕訣：

1. 只找有相關或是有決策權的人參與。
2. 會前準備工作不可少。
3. 時間控管，包括發言時間、議程和開始的時間。
4. 與會代表應將訊息帶回給其他社員，必要時可使用會議紀錄。

只要做好上述幾個工作，相信你的社團會議一定會更有效率，畢竟假日和放學後大家都想休息，為何要把寶貴的時間浪費在沒有意義的會議上呢？