如何讓工作效能最佳化

草根影響力新視野  琪拉編譯

你常發現自己的工作效率失控嗎?每天進辦公室，你計畫好今天要做完的工作，但常被打擾，只做完並非最優先的事，然後拖延原本要優先處理的任務。以下是專家對於工作產能的一些技巧，幫助我們適用在日常生活以及職場中。

• 生產力的基本原則:

1.相信自己的小進度。我們無法讓自己一蹴可及。工作生產力上小小的進步就可以累積成大改變。先從小地方開始，然後慢慢找出最適合自己的工作方式。

2.讓別人督促你。對於工作期限，如果無法信任自己，讓同事提醒你，這樣會促使你快點把工作做完。

3.原諒自己。接受自己有時會分心，容易被打擾，而毀了一天。最重要的是要繼續向前走，而不是停留在懊悔自己犯的錯誤。

• 對一心三用的人:

你曾有要同時打電話給同事，同時又想寫封信，然後又在Facebook上檢查朋友動態的經驗嗎?如果你想要同時間做好三件事，那通常每件事都做不好。那是因為大腦的認知有限，你可以做好事情的關鍵在於如何在一段時間內專注於某件任務，即便只有幾分鐘或幾小時。麻省理工學院的神經科學教授就說:[同時多種工作在人類身上是不可能的。]

再者，同時多工容易讓人出錯。因為大腦必須來來回回，找到上回的思緒，這會多花時間，也容易犯錯。人的大腦就像肌肉，藉著我們越專注於某項工作，越能鍛鍊大腦的連結，表現的也越好。

• 如何只專注於一項工作:

盡可能的塑造讓你能專心的工作環境。對於無法把自己關起來一小時不受打擾的人而言，即便只有五分鐘的專心環境，也能有生產力。以下是幾個可以做到的小改變:

1.遠離誘惑: 每個人工作時不免受到想要檢查社群媒體慾望的干擾。最好是加裝一些減少分心的軟體，像是SefControl、StayFoucused等。它可以幫你在特定時間內鎖住社群媒體通知的干擾。

2.只開一個螢幕: 遠離手機或關掉另外一個螢幕，無論是另一台電腦或ipad或電視機。

3.離開: 如果你發現自己一直無法專心，嘗試起身，走動一下，可以幫助自己調整情緒，讓自己重新專注起來。

4.間歇性的工作: 如果自己無法長時間專注在一項工作上，乾脆設定一個計時器，要求自己專心工作個五到十分鐘。接著允許自己可以分心一分鐘，然後再專心工作五到十分鐘。

• 你的辦公桌代表你的人

你工作時的桌子會影響工作的產能，讓你工作時精神百倍，或是削減你的力氣。一般而言，桌上只能允許25%的雜亂，再多都會破壞你的時間管理。你桌上的每一張紙都是一項工作，都要花時間。你有時間做完嗎?如果你桌上堆積太多文件時，可能就是你要把工作分派給別人做的時候了。

大部分時候，你的桌子應該只放你正在進行中的任務，還有你需要的工具。你還需要兩個放不同文件的區域，分別是[代辦區]以及[已辦區]，區分需要處理的任務，以及已經處理好的任務。

最佳整理辦公桌的時間是下班前的十分鐘，只放著你明天需要處理的工作。這樣明天一早你就不需要花時間整理昨晚的雜亂，提高明天工作的效能。

• 給電腦使用者(每個人):

儘管我們需要電腦增加產能，但電腦也會使我們工作係率降低。如果不瞭解電腦可以幫你做的事，然後不敢尋求電腦技術上的幫助，會大大降低你的工作效率。因此，不要忘記常常搜尋軟體上的新知，或是使用線上教學系統，甚至詢問同事，才能不要浪費時間在與科技磨合中。

• 謹慎處理你的電子郵件時間:

處理電子郵件時間、收發電子郵件事實上相當耗時，比較有效率的做法是固定每天收發電子郵件的時間。可能一小時中的五分鐘，或是一天中的十五分鐘。

另外，把電子郵件分門別類，把它們區分成[需要盡快處理的信件]跟[需要注意的信件]。給自己兩分鐘的時間，如果有一封信你無法在兩分鐘內處理完，不是現在立刻處理，就是等到下次計畫中的時間再處理。

辨別那些潛意識裡頭不想處理的信件。通常這種信因為會觸動情緒而不想處理，例如拒絕別人的請求的信，或是要下困難決定的信。與其拖延，最好節省時間，直接打電話給對方講清楚。這樣你的語氣會更誠懇，而非冷冰冰的文字。

關掉信件提醒。在職場上，有時上司或客戶的信件需要立刻處理。但是除此之外，幾乎每封信件都可以等待個二十分鐘。因此，當你需要專心於某件任務上時，不要讓其他電子郵件的通知阻礙你的工作效率，就讓其他電子郵件等個二十分鐘吧。

參考資料:

How to Make the Most of Your Workday